Como realizar reuniões dos Conselhos Comunitários de Segurança Pública

Sugestão proposta da ordem da reunião

1) Abertura pelo presidente;
2) Composição da mesa;
3) Leitura e aprovação da ata da reunião anterior;
4) Apresentação dos dados estatísticos do mês anterior com ampla participação dos ouvintes e avaliando também qualitativamente os cenários em debates, de modo a não tornar a reunião um ambiente de exposições frias de números descontextualizadas às várias realidades locais e às sensações de segurança;
5) Prestação de contas das tarefas distribuídas nas reuniões anteriores;
6) Apresentação do tema principal a ser tratado em pauta;
7) Assuntos gerais;
8) Fala dos participantes, com inscrição junto à mesa;
9) Criação de Grupos de trabalho e/ou Comissões para elaboração de estudos, levantamentos, visitas técnicas, reuniões e encaminhamentos;
10) Síntese dos assuntos tratados, encaminhamentos e comunicação da próxima reunião;
11) Consignadas, em atas ou relatórios, das ações seguintes a serem desenvolvidas;
12) Encerramento.

Obs: Esses pontos de pauta podem ser acrescidos de outros e/ou suprimidos, de acordo com as tratativas locais e o curso das respectivas reuniões.

Pontos de atenção

a) Recomenda-se que as pautas de reuniões não sejam fomentadas denúncias abertas de infratores e dados característicos, de modo a não expor os cidadãos durante as reuniões;
b) Pautas fixas incorrem em massificação de assuntos e pode deixar a reunião muito enfadonha;
c) Há assuntos de degradações físicas dos bairros que podem ser pautas contínuas e permanentes a serem tratadas, fomentando participações plurais do poder público;
d) Nessas reuniões também devem ser expostos e disponibilizados os balancetes ou prestações de contas do Conseg, caso haja captações de recursos para seu funcionamento e/ou destinações diversas;
e) Recomenda-se que as deliberações dos Conseg não estejam focadas tão somente em doações aos organismos policiais e sim que o Estado possa assumir essa tarefa;
f) As pautas devem ser previamente elaboradas antes de cada reunião, com vistas a oferecer maior objetividade no curso das reuniões;
g) Pautas muito extensas podem incorrer em reuniões ineficazes gerando desânimos e desistências para as participações.

Aspectos importantes sobre a condução e organização das reuniões

i) A formação da mesa deve se constituir das autoridades que estarão responsáveis em prestar informações e orientações acerca dos assuntos de pauta;
ii) É extremamente recomendado que os integrantes da mesa se respeitem e resolvam conflitos intersetoriais em ocasiões e foros adequados. Condutas de desrespeito e falta de sintonia gera imagem de desunião e desorganização;
iii) O presidente do Conseg deve fomentar a importância do respeito entre todos os participantes para com os integrantes da mesa e vice-versa, fomentando ambiente de debates, recepções de demandas, sugestões e críticas;
iv) A ordem e os tempos de fala de cada um devem ser controlados pelo presidente do Conseg e seus integrantes, de modo que todos tenham oportunidades de se manifestarem;
v) Comissões específicas ou grupos de trabalho podem ser retirados na reunião de modo a se incumbir da realização de tarefas específicas, visitas técnicas e várias outras incumbências que forem tratadas na reunião, devendo ser-lhes ofertado prazo para retorno nas reuniões ordinárias;
vii) As retomadas das reuniões subsequentes devem abordar os assuntos das reuniões anteriores de modo que haja coerência e continuidade das questões tratadas;
viii) Para melhor esclarecimento, as reuniões ordinárias são aquelas realizadas de modo regular e contínuo, geralmente ocorrem mensalmente. As reuniões extraordinárias são realizadas a qualquer tempo de modo emergencial e fora da agenda das reuniões ordinárias.